Whistleblowing

Whistleblowing

Il whistleblowing è il processo attraverso il quale singoli individui (i whistleblower o segnalanti) riportano attività illecite, scorrette, o pericolose all’interno di un’organizzazione.

Le segnalazioni possono essere fatte internamente, attraverso canali stabiliti all’interno dell’organizzazione o esternamente, a enti regolatori, autorità giudiziarie, media o altre organizzazioni esterne.

Procedura e Tutela dei Segnalanti

Chi può effettuare una segnalazione?

Human Value si impegna a mantenere un comportamento etico e responsabile e incoraggia le seguenti categorie di persone a fare altrettanto ed a segnalare eventuali irregolarità:

• dipendenti di Human Value;
• lavoratori autonomi, inclusi quelli riferiti alla legge n. 81/2017 e collaboratori secondo l’art. 409 del codice di procedura civile e l’art. 2 del d.lgs. 81/2015 che lavorano per Human Value;
• lavoratori e collaboratori di fornitori di beni o servizi che operano per Human Value;
• liberi professionisti e consulenti che lavorano in Human Value;
• tirocinanti impegnati in attività in Human Value;
• azionisti, soci, e persone con ruoli di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza per Human Value.

A tal fine, Human Value ha definito regole specifiche e un processo di whistleblowing, affidando la gestione del canale di segnalazione all’Organismo di Vigilanza (ODV) come previsto dal D.lgs 24/2023.

Protezione dei Segnalanti

Human Value assicura canali sicuri per la segnalazione, proteggendo l’identità del segnalante e il contenuto della segnalazione, salvaguardandoli da ritorsioni. Anche i facilitatori, familiari, colleghi del segnalante e le entità collegate sono tutelati.

Eventuali comportamenti ritorsivi contro i segnalanti comporteranno provvedimenti disciplinari e denunce all’autorità giudiziaria se ricorressero gli estremi di un reato.

Ambito di Protezione

La protezione si applica durante il rapporto di lavoro con Human Value, anche in fasi precontrattuali, durante il periodo di prova, e dopo la conclusione del rapporto se le violazioni sono state identificate durante la collaborazione.

Cosa segnalare?

Si incoraggia la segnalazione di attività scorrette, disoneste o illegali. Non saranno considerate segnalazioni non pertinenti, palesemente prive di fondamento  o basate su informazioni di dominio pubblico.

Modalità di Segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate per iscritto, tramite raccomandata o posta ordinaria, o mediante un incontro riservato. È consigliato l’uso di due buste per separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione stessa.

Per il segnalante che privilegia la segnalazione in forma scritta tramite raccomandata (da preferire) o posta ordinaria, è opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento  (se il segnalante non volesse mantenere l’anonimato); la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

Si raccomanda, per quanto possibile che il segnalante indichi un suo riferimento (ad esempio una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale di Human Value) in modo da essere successivamente contattato per eventuali approfondimenti e per dare riscontro che la sua segnalazione è stata ricevuta e presa in carico. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” indirizzata a “Organo di gestione del canale di segnalazione” presso Human Value Via Albricci, 7 20122 Milano.

La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte di Human Value.

Laddove il segnalante non utilizzasse una sola busta la sua segnalazione verrà comunque presa in carico.

Infine, laddove il segnalante desiderasse ottenere un colloquio riservato con l’ODV o con un membro dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interno lo può richiedere tramite la segnalazione in forma scritta (secondo le modalità precedentemente indicate) indicando preferibilmente il luogo dove desidera che sia organizzato l’incontro che sarà verbalizzato e sottoscritto dal segnalante solo con il suo consenso. Laddove fosse richiesto da parte del segnalante può essere organizzato anche un incontro tramite piattaforma a distanza (es. teams).

Il segnalante se lo ritiene opportuno può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, a un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore.

Canale Esterno di Segnalazione

In certi casi, il segnalante può rivolgersi all’ANAC tramite il sito https://whistleblowing.anticorruzione.it/ se:

1. il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;
2. l’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno;
3. esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone;
4. esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone) che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).

I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Ulteriori Misure di Protezione

Si consiglia di utilizzare un collegamento internet non aziendale e di navigare in modo anonimo per proteggere la privacy del segnalante.

Contenuto della Segnalazione

La segnalazione dovrebbe includere dettagli sui presunti responsabili e una descrizione delle violazioni, specificando il contesto e le circostanze in cui si sono verificate. È opportuno allegare qualsiasi documentazione a supporto.

Segnalazioni Anonime

Sebbene si privilegino le segnalazioni non anonime per facilitare le indagini, è possibile effettuare segnalazioni anonime, purché siano dettagliate e circostanziate.

Gestione delle Segnalazioni

Il processo di whistleblowing prevede la ricezione, valutazione preliminare, indagine e chiusura della segnalazione. L’ODV comunica al segnalante l’avvio delle indagini entro 7 giorni dalla ricezione.

I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da Human Value in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, proposte le misure di prevenzione, mitigazione, penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che – seppur riguardanti Human Value – risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing;

qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi);

qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;

qualora l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.

In tutti questi casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023 “Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale”).

Le segnalazioni possono non essere trattate se non pertinenti o se esistono già indagini in corso. In questi casi, si fornirà una motivazione adeguata al segnalante.

Questa pagina è stata aggiornata il 17 aprile 2024.